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在數字化轉型中，信息系統“好用”的標準是什么

2023-11-07
來源:數字化老兵

在《企業開展數字化轉型的常見誤區》中我們提到，數字化轉型建設的關鍵不在建設信息系統。這是為了避免走信息化建設的老路——業務和信息化兩張皮，寄希望信息系統解決業務問題。在數字化轉型建設中，信息系統仍然是重要抓手和顯性成果，是企業業務和數據的承載平臺，也是IT廠商向客戶交付的主要標的。數字化時代，業務問題的解決最終還是依托信息系統，但信息系統只是解決方案的平臺或媒介而非解決方案本身。數字化轉型的成果一定程度通過信息系統的使用效果來體現，通俗的講就是大家所說的系統“好不好用”。

對于一個“好用”的信息系統，其承載的業務板塊從業務、數據和IT三個維度較好地落實了企業業務架構、數據架構和IT架構，并且實現了業務、數據和IT在業務“數字化”、信息系統建設、數字化運營三階段的融合(詳見《數字化轉型中三階段業務、數據和IT的融合》)。因此，對一個具體的信息系統的使用效果開展評價，需要從業務、數據和IT三個層面開展：

01.從業務角度看信息系統

在企業業務數字化后，業務活動步驟化、步驟環節要素化、要素數據規格化。業務活動不同步驟間的流轉規則以要素和數據配置的方式寫入了信息系統，步驟間流轉通過信息系統自動化實現。步驟環節內部的子活動如會議、評審、質檢的規則以要素方式呈現在業務表單上，落實在業務數據中。因此從業務角度看，信息系統是企業業務活動的承載平臺，其本質是業務活動規則的具象化。使用信息系統辦事的實質是按照業務規則辦事。

信息系統是業務活動規則的具象化

在信息系統的規劃選型、建設和運行維護過程中，需要保證信息系統的運行規則、業務表單和數據管理始終符合業務需要。具體做法可以參考《數字化轉型中三階段業務、數據和IT的融合》及《堅持業務和技術協同推動企業數字化轉型》。

需要注意的是，信息系統與業務相關的建設和管理權限要與業務管理權限相一致，否則會造成業務與系統失衡。比如在很多大企業為了加強信息化頂層規劃和消除信息煙囪，傾向于由企業總部統一規劃和建設全集團使用的信息系統，在企業總部和子公司建設使用同一套信息系統，系統的規劃、設計、建設和管理由企業總部負責，而又推廣給各子公司使用。這時候總部與子公司在業務職權上的劃分，就要在信息系統與業務相關的建設和管理權限上充分體現。否則業務權限在子公司，信息系統的業務管理權限又在總部，必然會在后續的運行過程中出現系統規則與子公司業務需求不一致的現象，并導致業務部門、IT部門之間、子公司與總部相關部門之間的糾紛。

02.從數據角度看信息系統

在《數據業務化，業務數據化》中，我們提到，要與業務數字化同步實施數據治理。在業務數字化以單項業務活動為單位，以業務價值目標為導向，結合相關約束條件和業務活動間的協同關系，依次開展“業務活動步驟化”、“步驟環節要素化”、“要素數據規格化”的過程中，將數據治理要求、數據指標管理、數據標準和數據質量管理、數據安全管理落實在業務數字化全過程中，最終通過信息系統將數據管理的各項要求落實。因此從數據角度看，信息系統本質上是數據管理規則的具象化，是數據管理、數據安全和數據共享與應用的平臺，是數據的記錄途徑和使用途徑。

信息系統是數據管理規則的具象化

在信息系統的規劃選型、建設和運行維護過程中，需要保證信息系統的運行規則、業務表單和數據管理始終符合數據治理需要。具體做法可以參考《數據業務化，業務數據化》。

需要注意的是，信息系統涉及產生、處理、傳遞業務數據的相應功能模塊管理權限要與數據管理權限相一致(也是與業務管理權限一致)。有兩方面含義，一是相應業務數據的管理部門需要對信息系統中涉及產生、存儲、處理、傳遞數據功能變化有關的設計、建設和運維變更具有管理權限;二是相應業務數據的管理部門需要對信息系統使用人的數據獲取和處理權限進行管理和授權，這是落實數據安全的必要條件。

03.從IT角度看信息系統

在《堅持業務和技術協同推動企業數字化轉型》中，我們提到，在企業的日常運行過程中，要一體融合業務數字化運營和信息系統運維。企業在完成信息系統建設后，需要依托信息系統中的業務運行數據，以定期評估和觸發評估相結合的方式評估業務架構對于企業發展戰略和規劃的適應性，并適時調整業務架構。根據調整情況，企業需要一方面對業務“數字化”過程進行審查和更新;另一方面針對性地調整數據架構、應用架構和技術架構，并通過信息系統運維來落實。因此從IT角度看，信息系統本質上是數字化運營的具象化，是企業數字化運營的數據來源和工具平臺。

在信息系統的規劃選型、建設和運行維護過程中，需要保證信息系統的運行規則、業務表單和數據管理始終符合數字化運營需要。具體做法可以參考《數字化轉型中三階段業務、數據和IT的融合》。

具體的說，信息系統需要具備系統改造升級的技術和經濟可行性，流程、要素、表單的配置便利性，角色授權的靈活性、規范性，IT架構對業務架構和數據架構擴展變化的支撐性、開放性，以及信息系統的整體信息安全性。需要注意的是，從IT角度看，信息系統體現的是企業數字化運營價值而非IT技術價值。具體原因，可以參考《在數字化轉型中，企業需要什么樣的IT部門》。

04.總結

以上可以看出，一個“好用”的信息系統，需要在系統運行規則、業務表單和數據管理上始終符合業務、數據治理和數字化運營需要，體現業務價值、數據價值和運營價值。