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為什么業務部門總是抱怨系統不好用

2023-10-29
來源:湘江數評

在企業數字化轉型建設過程中，經常遇到的問題就是系統上線后推廣難、應用難，如果要說其中的原由，我們聽到最多的就是業務部門經常說的那句話：系統不好用!所以業務部門不用!但究竟是哪里不好用?有時候業務部門也說不出個所以然，總之一句話還是：系統不好用!為什么會出現這種問題?老楊分析如下：

系統功能確實不好用：

1. 老舊的系統架構、臃腫的功能設計：

比如某些大廠的專業程度比較高的系統，由于其系統架構較舊，總體性能還算穩定，但經過很多年的功能迭代，已經讓整個系統功能變的十分臃腫，頁面一打開滿屏的字段，一個簡單的功能要點N頁面，審批一個流程竟然表單、審批意見、附件均不在同一個頁面下，這樣的系統不論從頁面的UI設計還是流程引擎功能都不能與當前互聯網技術下的產品相比，看似全面其實笨重的產品功能已經難以與當前輕量化的互聯網產品可比，因此導致用戶體驗極差，同時如果軟件公司在實施方面偷懶，沒有為客戶做相關功能優化工作，總是以所謂的行業標準或者最佳實踐來為復雜的功能設計開脫，那么業務部門使用起來自然是怨聲載道，有時候是迫于企業領導壓力不得不用，結果就是一打開系統心理就萬馬奔騰，這樣的系統自然是真正不好用;

2. 關系型客戶其產品及實施能力都不足：

在企業數字化轉型過程中，會涉及大量的數字化成本投入，各種關系型客戶從來不會錯失良機，于是就會出現某某系統是某某領導來指定的現象，雖然為了體現公平、公正會進行相關的招投標工作，但過程大家都懂得，但最擔心的事情就是這種供應商提供的軟件產品功能設計不足、實施能力不足，同時還依仗領導的關系不服從信息部門的工作安排，時不時還會發生給領導打小報告、給信息部門或者業務部門穿小鞋的行為，這就直接導致該系統難以正常開展系統實施工作，難以滿足業務部門工作需求，最后系統不好用，難以應用。

業務部門不想用：

業務部門為什么不想用，消極使用甚至拒絕使用數字化系統，原因如下：

1. 擔心被系統監管;

2. 擔心工作被系統替代，被優化;

3. 擔心工作太透明，失去利益的灰度;

4. 不想改變原有的工作模式;

其中還有一條原因就是系統不是業務部門采購的或者不是其意向中的供應商，這其中可能就牽扯一些復雜的關系在里面，大家都懂得在這里不做過多的描述，所以這就是復雜的內部關系導致的所謂的系統不好用。

企業本身的管理問題：

企業在數字化轉型建設過程中缺經驗、少方法，具體表現為：

1. 企業領導對數字化的認知不夠，導致在數字化轉型這件事上的認知偏差，認為數字化轉型就是軟件買賣過程，忽略需求的匹配，隨意模仿、引進系統，導致系統功能難以匹配企業的管理，這是我們經常看到的軟件爛尾現象，原因也是系統不好用;

2. 業務部門認為數字化就是信息部門的事，讓信息部門看著辦，業務部門在整個數字化建設過程中參與不充分，例如在選型、需求調研、測試等環節消極應付，最后導致軟件上線了，才發現與想象中的差距甚遠，業務部門此時還是那就話：軟件系統不好用;

3. 業務部門需求不明，不知道自己想要什么功能，想利用功能實現什么，缺乏對業務系統功能實現的規劃能力，總是處于既想要還想要的狀態，雖然引進了數字化系統，但需求總是飄忽不定，用什么系統總是感覺系統不好用;

4. 信息中心本身的實施能力問題：

這主要體現在信息中心員工缺乏項目實施經驗與項目管理能力，或是責任心不夠，做甩手掌柜，將實施工作全部交由軟件公司自行完成，而軟件公司出于項目成本考慮在實施時間及內容上大打折扣，對業務部門缺乏相應的應用指導，敷衍了事，這就導致業務部門對系統功能了解不充分，短時間內難以掌握系統功能，即使系統是大廠的、功能多么強大，實施方面有問題，也會在直觀上讓業務部門感覺系統不好用;

新舊系統切換：

在企業數字化轉型建設過程中新舊系統替換是再正常不過的事情，但如果新舊系統的切換工作前期沒有策劃安排好，沒有與業務部門充分溝通，突出新舊系統的差異，突出新系統的優勢及亮點功能，沒有讓業務部門充分參與新系統的測試及功能試用工作，在突然切換的模式下，由于新系統的上手應用需要時間，先入為主的思維讓業務部門覺得新系統不好用，不如老系統;

以上就是老楊從系統功能、企業內部關系、實施等幾個層面對業務部門談及的“系統不好用”這個常見問題做的綜合分析，從功能上講，由于軟件公司產品能力問題，確實會存在不好用的情況;但從數字化系統推廣應用的角度來看，“不好用”可能就是企業某些部門為了達成某種目的的借口;通常情況下，當信息部門去詢問系統哪里不好用時，業務部門也說不出個所以然，隨便說個理由，然后就說“我很忙，總之系統就是不好用”。所以企業在處理軟件系統“不好用”的問題上，既要從選型環節加強系統需求匹配能力的管控，又要從戰略管理層面加強對于數字化系統的引進渠道及路徑的統一管理工作，同時信息部門也應提升系統的實施能力，加強數字化項目管控能力，既要在功能上最大限度的滿足業務部門的需求，又要在運營管理上加強系統的應用推進力度，需要制訂相關系統應用績效考核機制，不能因為業務部門一句話“系統不好用”而進行重復建設的怪圈，要知道數字化系統的既有功能是固化的，而業務部門的需求卻是動態的，100%的功能匹配是不可能的，所以在企業數字化轉型建設過程中企業管理者要客觀、理性看待軟件系統“不好用”這一現象。